1. Titolare e contatti
Il titolare del trattamento è Studio Chinesio ASD, CF 90128780724, P. IVA 09039780722, con sede in Via Brigata Barletta 51/53, 76121 Barletta (BT). Per richieste sui dati personali e sulle autorizzazioni Gmail è possibile scrivere a chinesiofitnessnutrition@gmail.com.
2. Finalità del gestionale e tipologie di dati
Il gestionale è utilizzato dal personale autorizzato dell'associazione per organizzare anagrafiche, abbonamenti, ricevute, pagamenti, report e relative comunicazioni amministrative.
- Dati dei tesserati: nome, cognome, codice fiscale, email, eventuale cellulare e note amministrative.
- Dati relativi ai pagamenti: importi, date, abbonamenti, causali, modalità di pagamento, numerazione e stato delle ricevute.
- Dati dell'operatore: account email, identificativo utente e informazioni tecniche di autenticazione tramite Supabase.
- Dati Gmail, se collegato: autorizzazione all'invio di email, token di rinnovo, dati essenziali per l'invio (destinatario, oggetto, testo, allegato PDF) e identificativo/data dell'invio restituiti da Google.
Il gestionale non è progettato per registrare diagnosi, dati sanitari o altre categorie particolari di dati personali. Non inserire tali informazioni nelle note libere.
3. Basi giuridiche e finalità specifiche
I dati necessari per iscrizioni, rapporti associativi/sportivi, registrazioni di pagamento e gestione delle ricevute sono trattati per adempiere agli obblighi e alle attività amministrative del rapporto con l'interessato, oltre agli obblighi previsti dalla legge ove applicabili (art. 6, par. 1, lett. b e c del GDPR, secondo la specifica operazione).
Il collegamento facoltativo dell'account Gmail avviene su iniziativa dell'operatore Google che conferisce e può revocare l'autorizzazione all'applicazione. L'invio delle ricevute ai recapiti indicati è limitato alle finalità amministrative collegate al rapporto con il destinatario. Non è previsto l'uso dei recapiti per marketing tramite questa funzione.
4. Accesso, uso e conservazione dei dati Google
Il gestionale richiede esclusivamente l'ambito OAuth https://www.googleapis.com/auth/gmail.send. Questo consente di spedire messaggi a nome dell'account autorizzato, ma non autorizza l'app a leggere la casella di posta, le conversazioni o i messaggi ricevuti.
Quando l'integrazione è attivata, la funzione server utilizza un token di rinnovo per ottenere un token temporaneo da Google e inviare il PDF tramite Gmail API. Il token di rinnovo è conservato in archivio protetto Cloudflare KV, cifrato dal servizio; il Client Secret non è incorporato nelle pagine pubbliche. Il PDF viene trasmesso a Google per effettuare l'invio e non viene archiviato autonomamente dal modulo Gmail come copia permanente: resta invece gestito nella funzione di ricevuta secondo il sistema amministrativo dell'associazione. Il modulo può conservare l'identificativo e la data dell'invio per prevenire duplicazioni accidentali.
Questi dati non sono venduti, usati per pubblicità, profilazione o condivisi con broker di dati. L'accesso e l'utilizzo dei dati Google sono limitati alla funzionalità esplicitamente autorizzata, in conformità con le Google API Services User Data Policy, incluse le norme Limited Use.
5. Fornitori tecnologici e destinatari
Per il funzionamento del gestionale sono utilizzati Supabase (accesso e archivio delle informazioni amministrative), Cloudflare (pubblicazione dell'app, API server e, per Gmail, archivio dei token) e Google (autorizzazione OAuth e invio Gmail). I dati delle ricevute possono essere comunicati ai destinatari delle email e, nei limiti necessari, al commercialista incaricato.
Il luogo di elaborazione e gli eventuali trasferimenti internazionali dipendono dalle configurazioni e dai contratti dei fornitori. Le informazioni sulle garanzie applicabili e sulle localizzazioni effettive sono disponibili su richiesta al titolare; devono essere verificate prima dell'uso operativo con dati reali.
6. Tempi di conservazione
Le anagrafiche e i documenti amministrativi sono conservati per il periodo necessario alla gestione del rapporto e agli obblighi di legge applicabili. La disattivazione del tesserato non comporta necessariamente la cancellazione delle ricevute già emesse.
Il collegamento Gmail può essere scollegato dal gestionale, con eliminazione del token conservato dall'app. La revoca può essere effettuata anche dalle impostazioni di sicurezza dell'account Google. Gli eventuali identificativi di invio sono conservati per prevenire reinvii non intenzionali, fino alla cancellazione o revisione amministrativa secondo le procedure dell'associazione. La durata specifica di conservazione delle diverse categorie deve essere definita nel registro delle attività di trattamento.
7. Sicurezza e accesso
Il gestionale richiede autenticazione per consultare i dati amministrativi. Sono previste regole di accesso a livello di database, connessioni cifrate HTTPS e separazione delle credenziali server dalle pagine pubbliche. L'effettiva sicurezza dipende anche dalle configurazioni del progetto, dalla gestione degli account autorizzati e dalla protezione dei backup.
8. Diritti delle persone interessate
Nei casi previsti dal GDPR, è possibile chiedere accesso ai dati personali, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità; è inoltre possibile presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Le richieste possono essere inviate all'indirizzo email indicato nella sezione 1.
9. Aggiornamenti
L'informativa potrà essere modificata quando cambieranno le funzionalità del gestionale, i servizi utilizzati o le modalità di trattamento. Le modifiche rilevanti saranno comunicate agli utenti autorizzati prima di estendere l'utilizzo dei dati Google ad altre finalità.